Veel gestelde vragen / Frequently Asked Questions

Nagenoeg alle functionaliteit van Journyx Timesheet is optioneel, m.a.w. u hoeft bepaalde functionaliteit niet te gebruiken. Vergelijk het met een tekstverwerking- of een spreadsheetprogramma. U kunt er in eerste instantie simpelweg een briefje mee maken of eenvoudige berekeningen invoeren. In de loop van de tijd zult u meer functionaliteit gaan gebruiken (om het voorbeeld van het tekstverwerkingsprogramma aan te houden: in eerste instantie zult u misschien zelf een paginanummer onderaan de pagina intoetsen, maar na enige tijd zult u de automatische paginanummering gaan gebruiken).

In de betaalde versie van Journyx Timesheet kunt u autorisatierollen definiëren. Bij de definitie van een autorisatierol kunt u aangeven welke functionaliteit beschikbaar moet zijn voor die medewerkers die de autorisatierol gaan gebruiken. In dit geval zorgt u ervoor dat de onkosten- en kilometeradministratie niet beschikbaar zijn, deze worden dan ook niet weergegeven op het scherm.

Journyx Timesheet is schaalbaar van enkele gebruikers tot en met duizenden gebruikers. Voor de applicatie maakt het geen verschil, het enige waar u rekening moet houden is de bandbreedte van uw verbinding met uw Timesheet server (bij SaaS wordt dit voor u geregeld). U kunt de Journyx Timesheet gefaseerd invoeren (bijv. per afdeling, per B.V., per vestiging of per land). Voor de gratis versie (tot 10 gebruikers) heeft u geen licentiesleutel nodig.

Wij helpen u graag om te bepalen hoe u het best Journyx Timesheet kunt gaan gebruiken. In een bespreking nemen we met u de mogelijkheden en de vragen die u heeft met u door zodat u een goed beeld krijgt van de mogelijke inrichting. Wij stellen vervolgens ook standaard Excel sjablonen ter beschikking zodat u alle benodigde informatie gestructureerd kunt verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt bij de inrichting en de training van uw applicatiebeheerder(-s) zodat zij straks zelfstandig het dagelijks beheer kunnen uitvoeren.

De benodigde tijd hangt grotendeels van de complexiteit van uw organisatie af. Journyx Europe helpt u bij de implementatie m.b.v. een standaard implementatie plan waarin onder andere de volgende zaken aan bod komen:

• de gewenste informatiebehoefte
• project- en takenstructuur
• aantal verschillende invoerschermen
• autorisaties
• vrije velden
• indeling gebruikers in logische groepen (bijv. projectgroepen, afdelingsgroepen en functiegroepen)

Is dergelijke informatie beschikbaar (of wilt u een eenvoudige indeling) dan verloopt de implementatie vrij snel. Gemiddeld duurt een implementatie van Journyx Timesheet ergens tussen een dag en enkele dagen.

Dit hangt ervan af of de persoon handig is met software applicaties en in het bezit is van projectmanagement kennis t.a.v. de organisatie. Gemiddeld duurt een training tussen de 4 en 12 uur. In het algemeen wordt de training gesplitst:

• uitleg en oefenen in o.a. het invoeren projecten, taken, gebruikers en groepen,
• zelfstandig dagelijks beheer uitvoeren,
• nabespreking m.b.t. de zaken die nog onduidelijk zijn.

Ja, u kunt vrije velden definiëren in Journyx Timesheet. Vrije velden kunnen tekstvelden, numerieke velden (met of zonder komma), datum velden of velden met een voorgedefinieerde lijst zijn. De vrije velden zijn beschikbaar t.b.v. rapportages en u kunt bepalen wie de velden kan zien (bijvoorbeeld managers mogen de velden wel zien, eindgebruikers niet).

Ja, dat is geen enkel probleem. Ook bijzonder verloven (zwangerschapsverlof, bijzonder verlof, ouderschapsverlof etc.) kunnen worden geregistreerd. U kunt ook de verlofaanvragen m.b.v. Journyx Timesheet afhandelen (goedkeuring door bijv. de manager of secretaresse) en u kunt een automatische telling voor bijvoorbeeld de verlofuren gebruiken. U stelt dan het aantal beschikbare verlofuren vast per medewerker en legt dit vast in Journyx Timesheet. Zodra een medewerker verlofuren boekt wordt het totaal automatisch verlaagd. Het totaal aantal nog beschikbare uren wordt afgebeeld op het invoerscherm van de gebruiker zodat deze precies kan zien wat de stand van zaken is.

Journyx Timesheet is geinstalleerd en u bent aangelogd en heeft het hoofdmenu van de administrator voor u op uw beeldscherm. Onderaan ziet u een link naar de 'Quickstart Guide'. Deze loodst u door de inrichting (waarbij instructies of helptekst wordt weergegeven) zodat u snel aan de slag kunt. In het kort komt het op de volgende handelingen neer (links worden vermeld vanaf het hoofdmenu):

• Configuration, Periods: Maak een nieuwe periode aan (default periode is een weekperiode die begint op zondag) en kies als startdag maandag.
• Configuration, Time Entry Screens; Pas het 'Standard Time Entry Grid' aan (koppel het aan de nieuwe periode) en kies hoeveel kolommen u wilt weergeven op het scherm.
• Configuration, Entry Sheets; Geef de kolommen een naam bij de Timesheet Settings.
• Configuration, Screen Appearance; Verander het format van de datumvelden en pas het default valuta symbool aan (van dollar in euro).
• Management, User management: Definieer de gebruikers in het systeem.
• Management, Project management (deze link kan anders zijn als u de 1e kolom anders hebt benoemd): Definieer de projecten in het systeem.
• Management, Field values: Definieer de waarden in de andere kolommen.

Klik hier om een tutorial te starten die u bovenstaande handelingen laat zien (deze tutorial is ook te vinden op de On-line presentaties pagina via de link met de titel Quickstart Tutorial.

Projecten waarop tijd (of onkosten of kilometrage) kan worden geboekt hebben de status 'Loggable and Reportable', d.w.z. dat op de projecten kan worden geboekt en dat er over kan worden gerapporteerd. Verander de status in 'Reportable only' en de projecten 'verdwijnen' uit de selecties op het invoerscherm (maar verschijnen nog wel op de overzichten).

Gebruikers hebben toegang tot alle projecten en taken die in dezelfde groep (of groepen) zijn geplaatst als de persoon. Standaard kan een gebruiker alle taken kiezen bij een project. In het detailscherm van de projectgegevens (Hoofdmenu administrator, Project Management, Kies een project waarna de detailinformatie van het geselecteerde project wordt gepresenteerd) is een link 'Project Dependencies'. Hier kunt u aangeven welke taken geboekt kunnen worden op het project. Deze beperking of filtering van taken bij een project geldt voor alle gebruikers.

Ja, u bepaalt wanneer de inlevertermijn is verstreken. U kunt instellen dat er direct na het verstrijken een e-mail naar de medewerker wordt verstuurd (de tekst kunt u naar eigen wensen aanpassen). De medewerker ontvangt dan elke dag deze e-mail totdat hij/zij haar uren heeft ingeleverd. U kunt ook instellen dat de manager van de medewerker een e-mail ontvangt dat de betreffende medewerker te laat is zodat hij/zij contact op kan nemen met de medewerker waarom de timesheet nog niet is ingeleverd.

Ja, m.b.v. een standaard rapport (Sheet Status Reports) kunt u per opgegeven periode de status van alle sheets zien.

Het goedkeuringsproces sluit een timesheet af voor een medewerker. Gegevens kunnen dan niet achteraf worden aangepast, u bent dan zeker dat al uw gemaakte rapportages kloppen met de gegevens in het systeem. Mocht het toch nodig zijn om eenmaal door de gebruiker afgesloten timesheets aan te passen dan kan de geautoriseerde persoon de betreffende timesheet vrij geven zodat de timesheet kan worden aangepast. Timesheets kunnen 'in bulk' worden goedgekeurd zodat hier nauwelijks tijd aan verloren gaat.